Verwaltungsassistentin – Michels Preconstruction Services, Inc.

Michels Preconstruction Services, Inc. (Michels) spielt eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung von großen Infrastrukturprojekten in den Bereichen Verkehr, Hoch- und Tiefbau, Schifffahrt, Versorgung und Energie. Unser Preconstruction Services Team besteht aus Fachleuten aus den Bereichen Bauwesen, Ingenieurwesen und Technik, die miteinander und mit den Kunden zusammenarbeiten, um Innovationen zu entwickeln, die Designkonzepte in vorteilhafte Lösungen umsetzen. Ähnlich wie unsere Bauteams legt auch unser Preconstruction Services Team großen Wert auf Sicherheit, soziale und ökologische Verantwortung sowie auf die Gesundheit und das Wohlbefinden unserer Mitarbeiter und der Gemeinden, in denen wir tätig sind. Wir sind bestrebt, auf respektvolle und verantwortungsvolle Weise einen positiven Einfluss auszuüben. Unsere Arbeit verbessert das Leben. Entdecken Sie, wie eine Karriere als Verwaltungsassistent bei Michels Ihr Leben verändern kann.

Als Verwaltungsassistent/in leisten Sie unter begrenzter Aufsicht alltägliche administrative Unterstützung. Diese Position wird dem Vice President of Engineering und anderen Führungskräften des Unternehmens administrative Dienste zur Verfügung stellen. Es wird davon ausgegangen, dass diese Person von einem der Michels-Büros in Wisconsin oder Minnesota aus arbeiten wird.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Dienen Sie als Hauptansprechpartner für interne und externe Kommunikation, einschließlich E-Mails, Anrufen und Korrespondenz.
• Verwalten und pflegen Sie Zeitpläne, Kalender und Termine für technische Führungskräfte und Teammitglieder.
• Koordinieren und organisieren Sie Meetings, Konferenzen und Reisevorbereitungen, einschließlich der Buchung von Veranstaltungsorten und der Vorbereitung von Materialien.
• Erstellen und bearbeiten Sie Berichte, Präsentationen und andere Dokumentationen für Teamprojekte.
• Pflegen Sie genaue und aktuelle Ablagesysteme, Aufzeichnungen und Datenbanken.
• Verwalten und pflegen Sie die Geschäftslizenzen des Unternehmens und die individuellen beruflichen Lizenzen und Zertifizierungen der Teammitglieder.
• Helfen Sie bei der Beschaffung von Büromaterial, Materialien und anderen vom Team benötigten Ressourcen.
• Verwalten und pflegen Sie interne Online-Geschäftsinformationen in Salesforce.
• Unterstützen Sie Projektteams bei administrativen Aufgaben, wie z.B. der Überwachung von Fristen, der Dokumentation von Protokollen und der Nachverfolgung von Maßnahmen.
• Setzen Sie sich mit anderen internen Gruppen und externen Anbietern in Verbindung, um die Zusammenarbeit zu erleichtern und administrative Fragen zu klären.
• Erledigen Sie andere allgemeine Verwaltungsaufgaben, die Ihnen zugewiesen werden, um den Erfolg des Teams zu gewährleisten.

 Warum Michels?

• Wir sind stets unter den ersten 10 % der Top 400 Auftragnehmer von Engineering News-Record gelistet.
• Unser stetiges, strategisches Wachstum beruht auf unserem Engagement für Qualität
• Wir sind in Familienbesitz und betrieben
• Wir investieren jedes Jahr durchschnittlich 5.000 Dollar pro Mitarbeiter in die Ausbildung
• Wir belohnen harte Arbeit und Engagement mit grenzenlosen Möglichkeiten
• Wir sind der Meinung, dass es in der Verantwortung jedes Einzelnen liegt, die Sicherheit zu fördern, unabhängig von der Berufsbezeichnung.
• Wir bieten ein umfassendes Programm an Sozialleistungen, darunter eine Kranken-, Zahn- und Lebensversicherung, flexible Ausgaben, ein Gesundheitssparkonto, eine kurzfristige und langfristige Arbeitsunfähigkeitsversicherung, einen 401(k)-Plan, einen Rechtsschutzplan sowie einen Plan für Identitätsdiebstahl und Überwachung.  Je nach Position und Standort können Sie an einem anderen Leistungsplan teilnehmen. 

Warum Sie?

• Sie fühlen sich in einem schnelllebigen Umfeld mit knappen Fristen wohl
• Sie sind organisiert und professionell
• Sie haben Freude an neuen Herausforderungen und sich weiterentwickelnden Technologien
• Sie arbeiten gerne mit Ihren Kollegen zusammen und kommunizieren gerne mit ihnen
• Sie bieten einen beispielhaften Kundenservice im Umgang mit anderen

Was es braucht:

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Verwaltung als Verwaltungsassistent oder in einer ähnlichen unterstützenden Funktion (Erfahrung in einem technischen Umfeld bevorzugt).
• Gute Kenntnisse der MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Vertrautheit mit Projektmanagement-Tools sind von Vorteil.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein gutes Zeitmanagement, mit viel Liebe zum Detail.
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Multitasking-Fähigkeit und die Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld Prioritäten zu setzen.
• Starke Problemlösungsfähigkeiten und ein proaktiver Ansatz zur Bewältigung von Herausforderungen.
• Ein hohes Maß an Professionalität und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Abitur oder gleichwertiger Abschluss erforderlich; ein Associate’s oder Bachelor’s Degree in einem verwandten Bereich ist von Vorteil.

AA/EOE/M/W/Vet/Behinderung